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Vitales Nordhessen 1 2015

46 | Vitales Nordhessen – eine Region für die Gesundheit Gesund im Unternehmen Eins nach dem anderen erledigen Der richtige Umgang mit Arbeitsunterbrechungen E-Mails, Anrufe, Anfragen, mehrere Aufgaben gleichzeitig – oft genügt eine kurze Unterbrechung, und schon ist der rote Faden gerissen. Manchmal findet man ihn wieder, manchmal auch nicht. „Häufige Unterbrechungen sind für viele Beschäftigte Alltag“, sagt Patricia Lück, AOK-Referentin für Betriebliche Gesundheitsförderung. Sie gibt Tipps, wie Arbeitnehmer Störungen vermeiden und damit klar kommen. Bei komplexen Anforderungen kann man sich nur auf eine Sache richtig konzentrieren. Das sogenannte Multitasking funktioniert gerade bei anspruchsvollen Tätigkeiten gar nicht. Das hat die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) in einer Studie herausgefunden. Außerdem bringt das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Anforderungen schlechtere Ergebnisse, kostet Zeit und bedeutet Stress. Wer aus einer Aufgabe herausgerissen wird, braucht mindestens zwei Minuten, um bei der alten Aufgabe wieder auf dem Stand von vor der Unterbrechung zu sein. Störungen führen zu Fehlern Ständige Störungen und das Erledigen mehrerer Aufgaben gleichzeitig erhöhen außerdem die Gefahr, dass Fehler passieren. Ungestörtes Arbeiten ist beispielsweise wichtig, wenn Pflegekräfte in Kliniken oder Pflegeheimen Medikamente sortieren oder Spritzen aufziehen. Werden sie dabei unterbrochen, ist das Risiko von Fehlern groß. Auch das Unfallrisiko steigt, wenn Arbeitnehmer mehrere Dinge gleichzeitig tun – etwa, wenn ein Kundenberater auf der Autobahn einen Anruf annimmt oder ein Postzusteller während der Fahrt eine Adresse ins Navigationsgerät eingibt. Sinnvoll ist es daher, Unterbrechungen möglichst zu vermeiden. Dazu ist es erforderlich, die anstehenden Aufgaben zu bewerten und die Bearbeitung zu planen. „Wenn Sie eine Aufgabe fertig stellen wollen, sollten Sie zum Beispiel das Telefon abschalten oder nicht in Ihre Mails sehen“, rät Lück. Sie empfiehlt auch, E-Mails zu bestimmten Zeiten im Block zu beantworten. Störungsfreie Zeiten ausmachen Wer Zeiten ungestörten Arbeitens braucht, kann dies mit den Kollegen vorab besprechen. Besprechungen sollte man kurz halten und sich darauf konzentrieren. E-Mail-Bearbeitung oder Telefonate währenddessen lenken nicht nur ab, sondern zeigen auch mangelnde Wertschätzung. Völlig vermeiden lassen sich Unterbrechungen im Arbeitsalltag nicht. „Überlegen Sie bei jeder E-Mail und jeder Unterbrechung, ob Sie wirklich sofort darauf reagieren müssen“, sagt Lück. Dulden Unterbrechungen wie ein Kundenanruf keinen Aufschub, ist es sinnvoll, sich Notizen zu machen. Auf diese Weise vergisst man nichts und kann schnellstmöglich zur aktuellen Arbeit zurückkehren. Wichtig ist, sich nicht von vermeintlichen Dringlichkeiten treiben zu lassen, sondern seine Arbeiten zu planen, damit auch zeitintensivere, komplexe Aufgaben zu Ende geführt werden. „Nicht alles ist so dringend, manches können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen“, sagt Lück. Sind Arbeitnehmer so ausgelastet, dass sie keine zusätzlichen Aufgaben übernehmen können, sollten sie dieses mit ihrem Chef besprechen und Aufgaben abgeben. NH n Foto: istockphoto.com Tipps für gutes Zeitmanagement 3 Sinnvoll ist es, jeden Tag schriftlich festzuhalten, was Sie erledigen wollen 3 Planen Sie „Pufferzeiten“ ein. Nur 60 Prozent der Arbeitszeit sollte verplant sein und 40 Prozent zur freien Verfügung 3 Erfragen Sie, bis wann Sie eine Arbeitsaufgabe fertig stellen müssen. Zu knappe Fristen ansprechen 3 Schließen Sie möglichst eine Aufgabe ab, bevor Sie mit der nächsten beginnen 3 Erledigen Sie unangenehme Dinge sofort und schieben Sie diese nicht auf 3 Planen Sie zugleich auch Arbeiten, die Ihnen Spaß machen. 3 Notieren Sie alles, was Sie noch erledigen müssen 3 Wenn Zuständigkeiten und Abläufe unklar sind oder Informationen fehlen, sollten Sie das ansprechen 3 Informieren Sie Ihren Chef über unnötige Wartezeiten und machen Sie Vorschläge, wie sich die Zeitplanung verbessern lässt 3 Besprechen Sie sich mit Ihren Kollegen und Chefs zu regel- mäßigen störungsfreien Zeiten


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