Effizient und selbstbestimmt mit Zeit umgehen
Zeit ist wertvoll. Viele Menschen beklagen sich über zu wenig davon. Ihr Tag ist vollgestopft mit To-Do-Listen und Terminen. Auch hier passt die Devise: „Weniger ist mehr“. Ein schlanker (Arbeits-)Alltag macht zufriedener und leistungsfähiger. Das Wichtigste erst mal vorweg: jedem Menschen stehen gleichermaßen an jedem neuen Tag 24 Zeitstunden zur Verfügung, die zu füllen und zu managen sind. Hatte man früher das Ziel mit einem effektiven Zeitmanagement so viele Tätigkeiten wie möglich in ganz kurzer Zeit erledigen zu können, verfolgt man damit heute auch andere Ziele. So heißt das neueste Buch meines Kollegen und Zeitmanagement Experten Lothar Seiwert dann auch „Ausgetickt“, ein Hinweis darauf, dass es nicht mehr um genaue und perfekte Zeitplanung geht. Denn die Zeiten haben sich im wahrsten Sinne des Wortes geändert! Abkehr vom Tempowahn, heißt die Devise! Modernes Zeitmanagement hat das Ziel: effizienter Umgang mit der Zeit bei Work-Life-Balance.

Meine Tipps für ein effizientes Zeitmanagement beinhalten herkömmliche Ratschläge, für den Umgang mit den heutigen, veränderten Gegebenheiten des Arbeitslebens. Sie finden hier aber auch neue Vorschläge, wie ich Sie zum Beispiel mit meinem Kunden Andy K., einem IT-Spezialisten, unlängst in einem Business Coaching erarbeitet habe: Andy arbeitet bereits 60 Wochenstunden in seinem Beruf und sein Chef, der übrigens sehr zufrieden mit ihm ist, überträgt ihm immer wieder neue Aufgaben. Wenn Andy dann sagt: „Ich bin bereits völlig ausgebucht!“, kontert der Chef mit „Ach, das kriegst Du schon noch irgendwie hin; Du bist ja schließlich mein bester Mann!“ Andy wusste sich keine Hilfe mehr und wir haben folgendes Vorgehen besprochen: bei nächster, wie oben beschriebener Gelegenheit, nahm Andy seinen randvollen Terminkalender, legte ihn dem Chef in ausgedruckter Form mit den freundlichen Worten vor: „Ich brauche mal Deine Hilfe: Bitte finde Du ein Zeitfenster für die neue Aufgabe. Bitte streich Du, was ich stattdessen weglassen soll.“ Der Chef verstand nun endlich die Schwierigkeit seines Mitarbeiters. Gemeinsam konnten Sie das Problem lösen und fanden die Möglichkeit, dass Andy Aufgaben, die nicht zwingend von ihm erledigt werden mussten, delegierte. So waren beide zufrieden.

So gewinnen Sie mehr Zeit!
●  Wichtigste Regel: Sag nicht ja, wenn Du Nein sagen willst! (War auch mal ein Buchtitel) Das heißt: Sag Nein, wenn Du eine Aufgabe nicht mehr zusätzlich bewältigen kannst. Dieser Tipp ist für diejenigen wichtig, denen Harmonie und Zufriedenheit der anderen wichtig ist. Denken Sie auch mal an sich!

●  Entlarve Deine Zeitfresser: was stiehlt Dir wertvolle Zeit für Deine wichtigen Aufgaben? Beispiele: unangemeldete Besucher, Telefonate …
●  Nimm Dir nur vor, was Du auch bewältigen kannst. Dieser Tipp wendet sich an die Perfektionisten unter den Lesern.

●   Gib dem Tag Struktur – das beinhaltet, die Termine, die unabdingbar sind, mit einzubauen. Sach- und aufgabenbezogen Arbeitende haben mit diesem Thema keine Probleme. Die Struktur geht eher denjenigen verloren, die menschenbezogen leben und arbeiten.

●  Delegiere Aufgaben, die Du nicht selbst erledigen musst oder kannst. Gerade jungen Führungskräften oder Selbstständigen, deren Geschäft expandiert, lege ich diesen Tipp besonders nah. „Wenn Du loslässt, hast Du zwei Hände frei!“, besagt eine alte chinesische Weisheit.

●  „Denk an Dich!“, möchte ich denjenigen zurufen, die sich von allen und allem von ihrem Weg und dem, was sie eigentlich erledigen wollten, abbringen lassen. Oder, wie ein Grundsatz christlicher Nächstenliebe lautet: „Liebe Deinen Nächsten wie Dich selbst!“. Die Betonung sollte für Sie auf dem zweiten Halbsatz liegen. Sowohl bei der Arbeit, als auch im Privatleben, ist es wichtig, Zeit für sich selbst einzuplanen. Über eine gewisse Zeit des Tages sollte jeder Mensch selbst bestimmen – das muss gar nicht lange sein!

●  Sorge dafür, dass Dir genügend Energie für Deine Aufgaben zur Verfügung steht! Nur wer genügend Energie mitbringt kann seine Zeit effizient nutzen, deshalb ist es wichtig, sich ausreichend zu bewegen, gesundheitsfördernd zu ernähren und für ausreichend Erholungsmöglichkeiten zu sorgen. Mit einer guten Energieversorgung lassen sich die anstehenden Aufgaben besser lösen.
●  Sei konsequent! Nimm Dir nur vor, was Du auch umsetzen kannst und setze es dann aber auch konsequent um. Es hilft, sich nicht alle anstehenden Aufgaben zu notieren, sondern nur die, die Du an diesem Tag erledigen kannst (nicht willst!).

●  Es gilt immer noch: verplane nicht den gesamten Tag, denn es kommen immer noch unvorhergesehene Dinge dazwischen. Oder können Sie morgens genau absehen, wie der Tag verlaufen wird? Das kann allenfalls ein Leuchtturmwärter und wer von uns ist das schon?

●  Setze Prioritäten! Sicher haben Sie schon einmal von der Eisenhower-Matrix gehört, bei der zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterschieden wird. So alt sie ist, so wirkungsvoll erleben sie gerade diejenigen meiner Kunden immer wieder, die dazu neigen, sich zu verzetteln. Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern wollen, dann sollten Sie den letzten Tipp beherzigen und auch an dieser Stelle Prioritäten setzen. Welcher Tipp hat Sie am stärksten angesprochen? Fangen Sie damit an, diesen in die Tat umzusetzen. Und wenn das klappt? Dann seien Sie stolz und nehmen sich, wenn nötig, den nächsten vor! Viel Spaß dabei, denn der sollte nicht verloren gehen!

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